La solution définitive à la gestion de vos contacts collectés pendant un salon

Pour tous les directeurs commerciaux et responsables marketing qui veulent en finir avec les contacts perdus et jamais traités. Dans 6 mois, 9 mois, vous vous poserez la question de savoir quel est votre R.O.I sur tous ces efforts déployés pour exposer à l’autre bout du monde dans 4 ou 5 salons différents.
gestion de contacts : worflow
capturer, numériser, qualifier, mesurer, attribuer ses contacts après un salon

Une gestion optimale de ses contacts, c’est :

  1. capturer vos contacts collectés avec une appli smartphone
  2. les numériser & les enrichir
  3. les répartir
  4. les qualifier & les “nourrir”
  5. alimenter le cycle de vente
  6. mesurer le ROI et attribuer les résultats aux différents salons

Automatiser et anticiper

La plupart de ces actions sont exécutables par un process automatisé qui fera gagner du temps à vos équipes et les délestera de tâches sans valeur ajoutées.
Mais n’oubliez pas que pour que ce type de process fonctionne sans accroc, il vous faudra anticiper.
C’est un projet à démarrer bien en amont de la saison des salons.
Vous voulez qu’au moment où votre équipe parte sur la route ou dans les airs, les outils et services soient en place, testés et prêts à démarrer au quart de tour.
Vous devrez certainement discuter avec votre service informatique sur les process et services à mettre en production.

Votre projet de base de donnée de contacts

Reprenons notre liste décrite plus haut

Imaginez que vous ayez trouvé la solution idéale pour numériser vos cartes de visite.
Et aujourd’hui ou demain votre joli tas de cartes aura disparu de votre bureau.
À la place vous aurez un joli fichier Excel.
On peut encore faire mieux : alimenter directement vos contacts dans un CRM.

Quelle stratégie de qualification ?

Passons donc à l’étape suivante, parce que même si vous avez résolu la question de la capture, vous n’avez pas encore atteint le Nirvana d’une conversation intelligente avec vos contacts.

Première question :
Ce contact est-il un suspect ou un prospect ?
Faut-il l’assigner à un commercial, ou faut-il encore le qualifier ?

Tant qu’à être en face à face sur un salon, autant capturer sur place ces données de qualification.
Pour cela rien de plus efficace qu’une application dédiée, avec un questionnaire personnalisé en fonction de ce qui est pertinent pour votre activité.

Comment aiguiller les contacts obtenus vers le bon canal ?

Comment pensez-vous que votre équipe de commerciaux exploitera une liste de contacts dont une bonne partie n’est pas qualifié ?

Vous pouvez choisir de déployer une campagne de mails personnalisés, ou de passer par un prestataire externe pour de la qualification par téléphone.
Gardez à l’esprit que sans processus de qualification avant d’assigner un commercial, vous risquez de compromettre la bonne exploitation de votre liste.

Si cette qualification est faites pendant le salon, vous avez gagné une étape :)

Quelque soit votre choix, soyez réactif.

Dans le chaos d’un salon, ça ne sera pas toujours facile d’étiqueter les bons contacts qu’il faudra absolument rappeler.
Mais c’est peut-être l’action indispensable. Le reste, ça peut probablement attendre.
Enfin, pas trop longtemps tout de même.
C’est aussi là qu’une application personnalisée peut faire la différence.

Comme je l’ai déjà dit là la réactivité c’est le nerf de la guerre.
Et c’est aussi la raison pour laquelle vous vous donnez tout ce mal pour raccourcir le temps de traitement d’un contact.

Les études montrent qu’un prospect s’attend à recevoir de vos nouvelles dans les 48 heures suivant un salon. Ne laissez pas la place à un concurrent.

Quelles applications ?

Une fois que vous aurez élaboré votre process de qualification et fléchage de contacts, dans quels logiciels allez-vous les expédier ?

Ici, soyons réaliste.
Rassembler toutes vos fiches contacts dans un fichier Excel, ou les importer dans Outlook ne vous aidera pas sur le long terme.

Pourquoi ces solutions ne sont qu’un pis-aller ?

Parce qu’Outlook n’est pas fait pour synchroniser des contacts entre plusieurs comptes, donc vous ne pourrez jamais partager correctement vos suivis.
Parce qu’Excel, bien que très polyvalent n’est pas un logiciel à tout faire.

Si les CRM existent, c’est bien parce que faire du suivi de contacts dans un tableur fait pour mouliner des nombres n’est pas exactement recommandé. Par exemple :

Et plus important encore, quel que soit le logiciel que vous utilisez pour traiter votre client / prospect / suspect ; celui-ci est-il équipé pour accepter des données venant de l’extérieur ?
Si vous m’assurez “oui oui, je peux importer un fichier Excel”, je vous répondrai que c’est bien utile certes, mais loin d’être suffisant.

Votre temps de traitement d’un contact dépend de votre capacité à pouvoir brancher un logiciel avec un autre pour recevoir ou envoyer des données.

Votre but doit être non seulement d’assurer une gestion et un suivi efficace de vos contacts, mais aussi d’optimiser vos process et éliminer les tâches répétitives.

Votre entreprise doit avoir la maîtrise de ses données.
C’est l’enjeu majeur pour votre pérénité.

Si ce n’est déjà fait, c’est une réflexion que vous en tant que dirigant devez aborder.

Et oui, cela impliquera probablement de regarder de près votre architecture logicielle et d’impliquer votre DSI.
Votre ERP est probablement installé depuis longtemps.
Il n’est pas forcément pertinent d’y raccrocher le “module CRM” que votre fournisseur d’ERP veut vous vendre.

Un CRM moderne pour motiver votre équipe

Dans le monde des CRM, il existe pléthore de service Cloud qui demandent un investissement modéré en mise en œuvre et offrent tout ce dont votre équipe commerciale a besoin. Et vous fourniront ensuite les données indispensables pour mesurer vos résultats.
Il en va de même pour les solutions d’automatisation d’émail.

Le scénario idéal :

Vous avez choisi une application mobile de qualification de contact quelques semaines avant le début de la période des salons.
Vous avez adapté le questionnaire de qualification à vos besoins spécifiques.
L’interface vous permet de catégoriser et de prendre en photo les carte de visites.

À partir de là, plus besoin de toucher à rien.
Votre appli va envoyer le contact qualifié et numérisé dans vos outils commerciaux.
Ou vous fournir un export CSV ou Excel si vous préférez.

D’autre part, l’appli va automatiquement horodater le contact et lui associer le salon sur lequel il a été collecté. C’est une donnée obligatoire pour respecter le RGPD.

Les contacts avec leurs données associées seront disponibles dans l’outil commercial de votre équipe.
Vous pourrez suivre la progression du suivi, et calculer rapidement le R.O.I d’un salon.

Magique ! Non. C’est exactement ce que le numérique peut faire aujourd’hui.

Avant votre prochain salon, préparez dès maintenant votre stratégie de gestion de vos contacts.

  1. Fléchage en amont, CRM ou en aval, qualification par mail ?
  2. Comment vos outils discutent-ils avec l’extérieur ?
    Il est temps d’avoir une discussion avec votre service informatique.
    Oui, vous avez besoin que vos données puisse circuler d’un logiciel à l’autre.
  3. Quelle appli ou API de numérisation sont le plus susceptible de fournir ces données de façon automatisée à vos CRM ou service d’émail automation.